1.  合同：
    是為理智的雙方或多方所接受和同意的列明特定條款的文本，通常約定在特定時間以內(nèi)有效。合同可以僅為兩頁紙的簡單文件，也可以是較長的（無頁數(shù)限制）條款極為全面的文件。現(xiàn)在的合同較以前更復(fù)雜、嚴(yán)格和合乎法律規(guī)范，如今的標(biāo)準(zhǔn)是長篇的正式合同，必須列明所能想到的每一個細節(jié)事項，以免發(fā)生意外或其他設(shè)施在遭任何可能的損失。

2.  合同的目的和內(nèi)容：
    合同里些寫什麼？各種事項！不要以為合同中最好別寫那些不愉快的事，要知道以后出現(xiàn)爭議時，法庭不會以對你有利的方式來對待一個本應(yīng)該在合同中清清楚楚說明條件和雙方意見一致的條款。只有將合同條款寫的清清楚楚、明明白白，合同才能保護雙方的利益。

    # 房間數(shù)目和房間價格。列明每晚所需房間數(shù)和房間價格。
    # 免費房間。注明會議組織人員每晚可免費使用的房間數(shù)。
    # 工作間及房價。除免費房間外，會議工作人員還可享受優(yōu)惠價格的房間；優(yōu)惠程度依所需工作間數(shù)目和本次會議給酒店帶來的生意規(guī)模而定。
    # 套房、貴賓房。本條款需列明具體的房間要求。
    # 房間位置。應(yīng)列明各個所訂房間的具體方位和房間檔次。
    # 平均房價。是根據(jù)各種類型房間占相同百分比計算出來的一個調(diào)整后的平均價，適用于各類房間。
    # 無轉(zhuǎn)移條款。即會議舉行期間如遇酒店所訂出房間超出實際接待能力時，不得使會議人員轉(zhuǎn)移其他酒店。
    # 入住及退房登記。登記情況視酒店規(guī)定而定。
    # 提前入住和推遲退房。如果在該問題上的需求與酒店規(guī)定有所偏差，則一定要在合同中注明。
    # 預(yù)定取消日期。一般規(guī)定為預(yù)定者在計劃使用日期之前30天。這一條雙方可以在協(xié)商。
    # 會議場所要求。如果會議規(guī)?？赡艹霈F(xiàn)調(diào)整，最好在合同中確定一個調(diào)整時間。
    # 會議場租?？梢允且粋€固定價格也可以根據(jù)所訂客房情況協(xié)商。
    # 24小時租用。如過是按24小時租用酒店會議室，那么即使24小時之內(nèi)你們不用會議室，酒店也不得使用。
    # 會場變動。合同中已注明預(yù)定的是哪些會議室，在沒有酒店的事先通知和會議方的書面同意，已訂好的會場不能再有變動。
    # 房間定金。合同中必須注明預(yù)付定金的具體時間。不能因為沒有支付定金就失去所訂房間。合同中應(yīng)要求酒店在定金預(yù)付日期到來時提醒你。
    # 結(jié)帳。誰來負責(zé)會議方結(jié)帳事宜？誰有權(quán)在帳單上簽字？有哪些具體事項？帳單上包括哪些費用？哪些費用是個人來付的？這些問題必須在合同中說明。
    # 餐飲消耗。此條款規(guī)定對于因活動取消、活動改為在酒店以外進行或與會人數(shù)不足而引起的餐飲活動減少，會議方應(yīng)給予酒店一定補償。
    # 仲裁條款。如果合同中有同意仲裁解決爭議的條款，在簽定合同之前，要先決定你的公司是傾向使用仲裁手段還是反對使用仲裁。仲裁解決爭端比訴訟的費用要少，并且進行起來更快；但有約束力的仲裁裁決使得不利方不能再上訴。
    # 視聽公司（酒店內(nèi)部設(shè)備租用）。酒店自己提供視聽設(shè)備是很常見的事，但對于那些更愿意選擇其他視聽公司的會議方，可以在合同中注明會議方免除支付視聽設(shè)備使用費。
    # 會議物資運抵酒店。在會議舉行之前，會議所需用的物資要運到酒店的庫房。在合同中應(yīng)注明庫房的工作時間和酒店政策。
    # 電話附加費。盡量與酒店協(xié)商，免付電話使用附加費。協(xié)商文件應(yīng)包括在合同中。
    # 展品的處理。展品運進、運出酒店的時間上的規(guī)定對費用開支有很大影響。對于酒店在這方面的規(guī)定和可能會有的限制和局限，雙方應(yīng)進行協(xié)商和討論。
    # 最低餐飲消費。有些酒店的合同上有最低消費這一條款，規(guī)定客人的早餐午餐和晚餐花費必須達到某一最低金額。盡量與酒店協(xié)商去掉這一條款。
    # 安全、防火規(guī)定。合同應(yīng)注明：酒店符合安全和防火的有關(guān)規(guī)定。
    # 殘疾人保障。合同中特別列明酒店內(nèi)設(shè)施和政策與有關(guān)殘疾人保障法是相符的。
    # 合同的終止。如遇第三者原因：不可抗力或特殊事件的發(fā)生，則允許一方提出終止合同而不受違約罰款。即終止合同的一方對影響會議正常進行的事態(tài)無法控制。
    # 免責(zé)。雙方應(yīng)同意，對于一些疏忽事件和其他一些不影響會議進行和偶爾事件對方不負責(zé)任。
    # 訂房確認報告。如果不寫入合同中，那麼必須的訂房確認書會議方很難得到，所以有必要在合同中加入訂房確認報告這一條款。
    備注：保存一份書面合同；將所有的回復(fù)傳真或信函作為書面承諾歸檔保存。

3. 合同的修正與增補：
   （變動很?。嚎梢栽诤贤吷献⒚鞲膭?，然后寫上日期和簽名。交給對方時要隨付一封信，概括所做的變動并請對方在變動處簽上名和日期，然后返還合同，或者按照變動標(biāo)記重新改寫合同。
   （變動較大）：則按你的意見增補一個附文，然后將合同交給對方，并附上一封信請求將附文包括在合同中，再將簽過字的合同送回。