無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗(yàn)是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：
1:需要做些什麼？
會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。
2:誰來籌劃會議？
從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會議籌劃者的職責(zé)：作為會議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。
* 善于與人共事
* 善于注意小節(jié)
* 善于解決問題
* 善于與人協(xié)商
* 能夠管理會議財(cái)務(wù)事宜
* 熟悉酒店運(yùn)作
* 能夠安排恰倒好處的菜單
* 能夠熟練操作電腦
* 能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道
* 能妥善接待貴賓和外國客人
* 熟知各種禮儀
* 行事果斷、執(zhí)著
會議籌劃者的任務(wù)：
* 制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會議的需要并達(dá)到會議確定的目標(biāo)
* 制定會議議程
* 了解可供使用的場所和設(shè)施情況
* 選擇或提議合適的場所
* 檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施
* 安排交通事宜
* 協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動
* 招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和廣告人員
* 制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作
* 確定各項(xiàng)工作的時間安排
* 視察選定的場所和設(shè)施
* 與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司）
* 確定印刷公司
* 安排食品、飲料有關(guān)事宜
* 討價還價
* 同會議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系
3:主要會議類型：
* 銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。
* 年會：可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。
* 產(chǎn)品發(fā)布會：是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。
* 研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。
* 專業(yè)會議：是就某個領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。
* 獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎勵。
* 培訓(xùn)會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓(xùn)活動的會議。這類培訓(xùn)需要有特定的場所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。
4:會議籌劃步驟：
目的和目標(biāo)：確定會議的目的和目標(biāo)、制定會議議程是會議的重心所在。
會議的目標(biāo)和目的有以下一些：
* 培訓(xùn) * 通知 * 教育 * 探討問題 * 做決策
* 引入新事物或介紹新人員
* 激勵 * 開發(fā) * 展示 * 促進(jìn)與改善 * 解決問題
* 討論如何贏利 * 贏利
5:在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：
* 預(yù)計(jì)召開會議的日期；
* 會議預(yù)計(jì)召開幾天；
* 打算在什麼地方召開會議；
* 會議形式或程序是什麼；
* 需要多大的場地；
* 以前開過這樣的會議嗎？結(jié)果如何；
* 將有多少人到會；
* 會議預(yù)算是多少；
* 與會者對費(fèi)用開支很在意嗎？
* 打算選用什麼級別的酒店和設(shè)施；
* 打算選用最高級的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼；
* 誰來制作會議邀請函；
* 會議需要向與會者打印相關(guān)資料嗎？
* 會議的發(fā)言人有哪些？
* 會議需要什麼樣的視聽設(shè)備；
* 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；
* 與會者可以攜帶家屬嗎？
* 打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？
* 有誰來承擔(dān)這些活動的費(fèi)用。
